ماتریس آیزنهاور؛ اولویت بندی کارها با چهار خونه در ۱۰ دقیقه

بعضی روزها تا شب کار می‌کنی و آخرش حس می‌کنی هیچ کار مهمی انجام ندادی. به پیام‌ها جواب دادی، تلفن‌ها رو برداشتی، چند تا کار فوری رو رسوندی؛ ولی اون کار بزرگی که واقعاً برات مهم بود، باز موند برای فردا. ماتریس آیزنهاور برای همین روزهاست.

ماتریس آیزنهاور چطور کار می‌کنه؟

ایدهٔ اصلی اینه که «فوری» و «مهم» دو چیز جدان. فوری یعنی همین الان داره صدات می‌کنه: یه پیام، یه مهلت، یه زنگ. مهم یعنی به هدف‌های بلندمدتت نزدیکت می‌کنه. خیلی از کارهای فوری مهم نیستن، و خیلی از کارهای مهم هیچ‌وقت فوری نمی‌شن، تا روزی که دیگه دیره.

خونهٔ ۱: مهم و فوری، همین امروز

کارهایی که هم مهمن هم مهلتشون نزدیکه. مثلاً گزارشی که فردا صبح تحویله، قسطی که امروز آخرین مهلتشه، یا مشکل جدی یه مشتری. این‌ها رو اول انجام بده. ولی اگه این خونه همیشه پره، یعنی کارهای خونهٔ ۲ به موقع انجام نمی‌شن و آخرش تبدیل به آتش‌سوزی می‌شن.

خونهٔ ۲: مهم و غیرفوری، زمان‌بندی کن

مهم‌ترین خونهٔ ماتریس همینه. ورزش، یاد گرفتن یه مهارت، برنامه‌ریزی هفته، وقت گذاشتن برای خانواده، کار روی پروژه‌ای که سه ماه دیگه تحویله. هیچ‌کدوم امروز صدات نمی‌کنن، و دقیقاً برای همین عقب می‌افتن. برای این‌ها یه وقت مشخص توی روزت بذار، مثل یه قرار.

خونهٔ ۳: فوری و غیرمهم، بسپار

کارهایی که فوری به نظر میان ولی به هدف تو ربطی ندارن. مثلاً بیشتر پیام‌های گروهی، بعضی جلسه‌ها، یا کاری که کس دیگه‌ای هم می‌تونه انجامش بده. اگه می‌شه بسپارش. اگه نمی‌شه، کوتاهش کن یا یه وقت ثابت در روز براشون بذار.

خونهٔ ۴: نه مهم نه فوری، کنار بذار

گشتن بی‌هدف توی شبکه‌های اجتماعی، مرتب کردن چیزی که لازم نیست مرتب بشه، کارهایی که فقط حس مشغول بودن می‌دن. لازم نیست تفریح رو حذف کنی؛ استراحت آگاهانه مهمه. فقط اسم این‌ها رو «کار» نذار.

اولویت بندی کارها در ۱۰ دقیقه، هر صبح

• دو دقیقه: همهٔ کارهای امروز رو، بدون فکر کردن به ترتیب، یه جا بنویس.
• سه دقیقه: کنار هر کار شمارهٔ خونه‌ش رو بنویس، از ۱ تا ۴.
• دو دقیقه: خونهٔ ۴ رو خط بزن و توی خونهٔ ۳ ببین چی رو می‌شه سپرد یا کوتاه کرد.
• دو دقیقه: از خونهٔ ۲ دست‌کم یه کار برای امروز انتخاب کن و براش ساعت بذار.
• یه دقیقه: روزت رو با خونهٔ ۱ شروع کن و بعد برو سراغ اون کار خونهٔ ۲.

اولین بار شاید بیشتر از ۱۰ دقیقه طول بکشه. بعد از یکی دو هفته، دسته‌بندی تقریباً خودکار می‌شه و فقط کارهای تازه فکر می‌خوان.

محدودیت‌های ماتریس آیزنهاور

• «مهم» رو خودت تعریف می‌کنی. اگه هدف روشنی نداشته باشی، همه چیز مهم به نظر میاد.
• اندازهٔ کار رو نمی‌بینه. یه کار مهم یه‌ساعته و یه کار مهم یه‌ماهه توی یه خونه می‌افتن.
• سپردن همیشه ممکن نیست. اگه تنها کار می‌کنی، خونهٔ ۳ معمولاً یعنی «کوتاهش کن»، نه «بسپارش».
• برای کار تیمی کافی نیست، چون اولویت تو با اولویت بقیهٔ تیم یکی نیست.

دو روش دیگه برای اولویت بندی کارها

سه کار مهم روز

هر صبح فقط سه کار انتخاب کن که اگه انجامشون بدی، روزت خوب بوده. بقیهٔ کارها، اگه رسیدی. این روش از ماتریس ساده‌تره و برای روزهای شلوغ خوب جواب می‌ده. می‌شه ترکیبشون هم کرد: سه کار مهم رو از خونه‌های ۱ و ۲ انتخاب کن.

روش MoSCoW برای تیم‌ها

وقتی یه تیم باید سر اولویت‌های یه پروژه به توافق برسه، روش MoSCoW کمک می‌کنه. هر خواسته توی یکی از چهار دسته می‌ره: Must یعنی حتماً باید باشه، Should یعنی بهتره باشه، Could یعنی اگه وقت شد، و Won't یعنی این دفعه نه. دستهٔ آخر از همه مهم‌تره، چون جلوی بزرگ شدن بی‌صدای کار رو می‌گیره.

از ماتریس تا روز واقعی

ماتریس کمک می‌کنه تصمیم بگیری، ولی کار خونهٔ ۲ فقط وقتی انجام می‌شه که یه جای ثابت توی روزت داشته باشه. توی تارگتیو هر کار رو با «برای کی؟» روی یه روز مشخص می‌ذاری و صفحهٔ «امروز» کارها و عادت‌هات رو یکجا نشونت می‌ده. کارهای مهم و تکراری خونهٔ ۲، مثل ورزش یا مطالعه، رو هم می‌تونی عادت کنی تا هر روز سر جاشون باشن و رشته‌ت دیده بشه.